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¿Podemos hacer un trabajo de 5 meses en 15 días?

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¿Podemos hacer un trabajo de 5 meses en 15 días?

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2 Aug, 2017

La necesidad de gestionar los contactos de forma ordenada es una realidad en todas las ONG de América Latina, por eso, desde el 2009 brindamos el servicio de implementación de Salesforce CRM (Customer relationship management)  para organizaciones sociales. 

Nuestro equipo de CRM & bases de datos está compuesto por profesionales apasionados por trabajar con organizaciones sociales, ayudándolos a ordenar sus bases de datos, definir procesos y capacitarlos en el uso del sistema Salesforce. 

Como implementadores de CRM, la misión del equipo es guiar a los miembros de las ONG en la adopción del sistema que los ayudará a gestionar donantes, voluntarios y beneficiarios. Con toda su experiencia en la materia, comenzaron a preguntarse si había alguna forma de mejorar el proceso de implementación para lograr mejores resultados. 

En esta oportunidad, mates de por medio, entrevistamos a Laureano Fuentes para que nos contara su experiencia. 

¿Hace cuánto que sos implementador de Salesforce? 
En Wingu, hace un año y medio. 

¿En qué proyectos trabajaste? 
Desde que llegué a Wingu trabajé en más de 20 proyectos, no sólo de Argentina, sino también de México, como Internado y el proyecto más grande fue la integración de Aldeas Infantiles para toda América Latina.

Después de tantos proyectos, ¿Por qué cambiar el proceso de implementación? 
Teníamos abiertos muchos proyectos en simultáneo, un promedio de 5 proyectos por persona que demoraban 5 meses en cerrarse. 
Tener tanta cantidad de proyectos a la vez hacía muy difícil hacer foco. Además, la larga duración generaba cansancio en los implementadores y en las organizaciones. Empezamos a sentir muy baja adopción de la herramienta y eso fue una gran alarma que nos ayudó a replantearnos la forma de implementación.

¿Cuál fue la hipótesis?
A partir de varias reuniones y discusiones con el equipo, logramos generar un proceso que nos permitiría cerrar un proyecto en 15 días.  Teniendo en cuenta dos factores clave: mayor foco y trabajar en duplas. 

El caso: Fundación Baccigalupo. 
Es una organización argentina que trabaja para que todos los niños, jóvenes y adultos con discapacidad intelectual encuentren en el deporte una herramienta para lograr una mayor integración en la sociedad, mejorar su calidad de vida y potenciar su desarrollo psicofísico.

Laureano Fuentes y Florencia Salvador fueron los implementadores de Wingu para este proyecto y durante dos semanas trabajaron con Andrea Benaim - Directora Ejecutiva - y Nora Sviderskas - Directora de Gestión institucional - quienes venían diariamente a las oficinas de Buenos Aires para trabajar codo a codo con el equipo.  

¿Qué pasó en esos 15 días? 
1. Trabajamos en el relevamiento de Baccigalupo: recopilar toda la información, las bases de datos y entender de qué forma podían llevar todos sus procesos en Salesforce.
2. Estandarizamos las bases de datos de todas las sedes de la Fundación. Esto era importante para que todas cumplieran con los mismos criterios de estructura. 
3. Configuramos el sistema a medida de sus necesidades con la consigna “Hacer y mostrar constantemente”, cada vez que hacíamos un cambio en su Salesforce lo mostrábamos. Esto nos permitía tener una devolución constante de nuestro trabajo por parte de la organización. Hicimos foco en dos aspectos clave del sistema: 
- Seguridad digital: hicimos un trabajo muy minucioso de la información a la que acceden los distintos niveles de usuarios ya que al trabajar con datos sensibles de contactos, era necesario determinar diferentes accesos.
- Gestión de alumnos: cómo llevar toda la gestión de sus beneficiarios información de forma completa: documentación, información de los padres, actividades en las que participan, etc.
4. Migramos sus bases de datos: es el momento más importante en el que se sube toda la información que tienen en archivos a su Salesforce. 
5. ¡Capacitamos! Y, al haber trabajado codo a codo en las etapas anteriores, la capacitación final fue muy productiva porque ya habían adoptado la herramienta. 

Y las conclusiones fueron contundentes: ¡Es posible implementar en 15 días! 
Al trabajar en duplas de implementadores y compartir miradas, el producto final tiene mayor calidad. Además, la adopción de la herramienta fue notoriamente mucho mejor. 

En el siguiente video, Andrea cuenta su experiencia en el trabajo con nosotros: 


Si tu organización está pensando en implementar Salesforce ¡Contáctanos! Nuestro equipo de CRM & Bases de Datos está esperando su próximo desafío.