¿Qué es el email marketing o campañas de envío masivo de mails?

El email marketing es la forma más práctica y económica de comunicar, promocionar o mantener el contacto con nuestros beneficiarios, voluntarios, contactos y prospectos. La mayoría de las organizaciones cuentan con una base de datos, y tienen la necesidad de comunicarse con sus contactos ya sea para informar novedades, noticias, anunciar algún cambio o evento importante, y es través del email marketing que podemos lograrlo de manera rápida, sencilla y efectiva.

Por lo general se utilizan plataformas de envíos masivos de email al lanzar campañas de este tipo para asegurar el éxito de la misma.

Crear nuestra lista de email

Nuestra lista de email es básicamente nuestra base de datos, recuerda que lo recomendable es enviar emails sólo a aquellas personas que te dieron su consentimiento. Tener nuestra lista de email nos permite segmentar a nuestros

contactos según diversos criterios (función, interés, edad, objetivo del envío, localización, etc.), así que para fomentar una campaña de email efectiva es fundamental tener una base de datos muy bien gestionada y organizada.

Tips y consejos para crear emails

1. Identificación del remitente: Es el nombre con el que identificarán a nuestra organización (ejemplo: Wingu), recuerda que es uno de los elementos más importantes para que nuestros contactos nos reconozcan y podamos generar confianza.
2. Asunto: Es otro punto importante en nuestra campaña de email marketing porque en una sola línea describe el contenido de la misma. Es recomendable utilizar un asunto corto y conciso que invite al usuario a abrir nuestro email. Como ejemplo podría ser “[Webinar] Salesforce para ONGs”.
3. Personaliza tu email: Mencionar el primer nombre de tus contactos en el e-mail da un toque personal y cercano. Algunos servicios de email marketing como Vertical Response incluyen esta característica en sus editores de email conectado de forma automática con la lista de destinatarios relacionados con la base de datos de la organización.
4. Contenido: Generalmente los filtros anti-spam detectan mails y analizan el contenido para encontrar señales en el mensaje que los delaten como spam: palabras clave, imágenes o contenido similar a otro que fue catalogado, etc. La idea es que no reboten nuestros emails.
5. Ofrece una versión de sólo texto: Mucha gente no utiliza email basado en HTML. Si vas a enviar un Newsletter vía Email envíalo en texto plano a menos que tengas una opción para suscribirte a la versión en HTML. Si quieres darle acceso a todos al contenido en formato HTML, entrega un link directamente a tu Sitio Web.
6. Imágenes: Las imágenes son muy importantes a la hora de transmitir mensajes de forma más directa, impactante y atractiva ya que llaman más la atención que el texto en bloque. Pero a la hora de construir un email con imágenes hay que tener ciertos recaudos y consideraciones técnicas.
7. Archivos adjuntos: Lo mejor es evitarlos porque aumentan el peso de los mensajes y la mayoría de los servidores los bloquean. Si la intención es mostrar algo en específico a nuestros contactos, lo recomendable es hacerlo a través de landing pages.
8. Página de destino: Funciona para enviar a nuestro destinatario desde su buzón de mail hasta nuestro sitio o alguna sección específica, también es útil para conocer quién consultó nuestro documento o link (CTR). Lo veremos más en detalle en la sección Landing pages como complemento de campañas de email.
9. Link de cancelación de suscripción: Es importante darle a nuestros contactos la opción de dejar de recibir nuestros mails si es que no les interesan más.

Si necesitás ayuda con campañas de email masivo en tu ONG, ¡no dudes en consultarnos! Contactanos haciendo click acá.

¡Hasta el próximo post!

“Campañas de Emails Masivos“

Veremos cómo armar campañas de correos electrónicos masivos desde una base de datos, y qué herramientas son las adecuadas a la hora de segmentar, enviar y medir el impacto de estas campañas.

Fecha: Jueves 25 de octubre
Hora: 12:00 hs (hora Buenos Aires. Para ver tu horario local haz click acá.)
Duración: 1 hora
Expositores: Rosario González Morón, Co-Directora, Juan Emilio Denaro y Tomás Alvarez, Implementadores de CRM de Wingu.
Este webinario es gratuito y con cupos limitados.

O inscríbete aquí

IMPORTANTE: La grabación del webinario estará disponible luego de realizado el mismo en Wingu Channel de YouTube.

Para más información del ciclo de webinarios con sus nuevas fechas hacé click acá.

NGO Day Uruguay. Cruzamos el charco el pasado 31 de mayo desde Buenos Aires para llegar a Montevideo donde dimos un taller de Redes Sociales en el encuentro de tecnología para ONGs que organiza Ciudadanía Corporativa de Microsoft junto a la Fundación A Ganar. Los invitamos a ver las fotos del evento haciendo click acá.

Reunión de usuarios de Salesforce. El 21 de junio nos reunimos con los administradores y usuarios de las ONGs que utilizan Salesforce para la administración y manejo de su base de datos. Hablamos de los cambios que esta herramienta lanzó en la actualización de Verano 2012 reciente.

Webinario con Alianza Fronteriza. El mismo 21 de junio dimos una presentación sin movernos del escritorio sobre las Claves para que las OSC aprovechen las redes sociales a las ONGs de México y frontera con EE.UU. Gracias a la tecnología dimos un webinario para más de 60 personas a miles de km de distancia.

Semana de webinars de Salesforce. Esta semana estamos dando cuatro webinarios de Salesforce para ONGs de toda Latinoamérica donde estamos viendo  los siguientes temas para más de 300 inscriptos:

1. Usuarios nuevos, usos generales
2. Vertical Response, mails masivos y Campañas
3. Compromisos y donantes individuales
4. Informes y Paneles

Estén atentos a nuestros Próximos Eventos para más talleres y webinarios a distancia.

Una semana antes de cada webinar se enviará la invitación por email y se publicará el recordatorio con el link a la inscripción. Los cupos son limitados. Si no estás en nuestra base de datos para recibir noticias de Wingu haz click acá.

A continuación les pasamos las fechas, los temas y detalle de las siguientes sesiones de este ciclo de webinarios:

Además les compartimos el video de los Consejos de Expertos que pasamos ese día. Hacé click en la pantalla del video:

Estos son algunos números del NGO Day 2012:

Y una cobertura muy buena de Espacio Políticos en Storify haciendo click acá.

Antes de hablar de los diferentes sistemas de CRM, quería aclarar una duda con la que muchas organizaciones se acercan: ¿cualquier organización puede implementar un CRM? Y mi respuesta es NO. Pero un NO circunstancial.

Para que una implementación sea exitosa no importa el tamaño de la organización, la cantidad de datos que manejan o la antigüedad. Lo más importante es el NO MIEDO AL CAMBIO y sentir la necesidad de cambio.

Las organizaciones que han hecho las mejores implementaciones son aquellas que sabían que como estaban trabajando no poden seguir mucho tiempo más, que necesitaban un cambio para no quedarse atrás en un mundo que cambió las reglas de cómo y dónde comunicarse, y que necesitaban medir y tomar decisiones basados en datos confiables.

Cuando una organización viene con necesidad de cambiar, y no sólo con curiosidad, es cuando estamos seguros de que puede llevar a cabo una implementación exitosa.

Esta necesidad puede aparecer sola o después de realizar el análisis que propusimos en el post pasado. Muchas veces hay problemas que en el día a día pasamos de alto, pero que pueden convertirse en un gran problema en uno o dos años. Es por eso que insistimos en un análisis interno de los procesos.

Puede también pasar que solo algunos miembros del staff vean esa necesidad, y es en estos casos sobre todo que se necesita un sponsor en el board o en la dirección de la organización para que pueda ayudar en la adopción del cambio.

De la necesidad a El Cambio

Nada pasa de un día para otro y las soluciones no son mágicas, fáciles ni gratuitas. Y por supuesto que los recursos con los que cuenta la organización son un punto a analizar antes de encarar una implementación con la ayuda de terceros o a nivel interno.

Tenemos tiempo para hacerlo internamente? Recursos para contratar ayuda? Ganas? Nuestro staff es abierto a nuevas tecnologías? Sino lo es, tenemos una comisión que puede insistirles y guiarlos al cambio?

¿Dónde esta tu organización?

Voy a compartir un análisis hecho por Rosario Gonzalez Morón, co-directora de Wingu. Este gráfico va a ayudarlos a entender donde esta su organización a la hora de implementar un CRM. Recuerden que se puede pasar de un cuadrante a otro con un poco de trabajo y esfuerzo.

El eje y corresponde a la “Percepción de necesidad de un CRM”. Muestra la importancia de que la organización sienta la necesidad de implementar, sin esto, la implementación es contraproducente.

El eje x corresponde a la ”Capacidad” que tiene la organización de implementar e incluye cuatro requisitos importantes: bajada de línea, tiempo, presupuesto y apertura al cambio.

Máxima de hoy: “Sin necesidad, no hay soluciones posibles”

- Elena

Es común ver en las organizaciones que se subestima la importancia de ir paso a paso en una implementación y esperan resultados inmediatos. Por experiencia les decimos que cada paso que leemos en la teoría, es fundamental en la práctica.

Paso 1: Definir el equipo

Como frente a cualquier proyecto que se empieza, hay que definir roles y responsabilidades. Es importante que el equipo cuente con:

• Un sponsor ejecutivo
• Un líder de proyecto
• La persona más técnica o amiga de la tecnología en la organización
• Un “power user” que conozca los procesos de la organización

Aunque una persona puede cumplir varios roles, cada rol es importante. Y en mi opinión, el sponsor ejecutivo es fundamental para que el resto del equipo no sienta que lucha contra la corriente a la hora de implementar cambios en la organización.

En este punto es importante analizar los siguientes puntos. En nuestra organización, ¿contamos con el equipo necesario para encarar el proyecto? Este equipo ¿va a tener el tiempo suficiente, o siempre va a haber algo más importante que hacer? ¿La dirección ejecutiva reconoce la importancia de implementar sistemas?

Paso 2: ¿Dónde estamos? Identificar los problemas.

El segundo paso para tomar cualquier decisión es analizar donde estamos hoy.

Me he sentado en muchas oficinas donde cada persona del staff tenía sus datos ordenados pero no tenía conocimientos de como tenían los datos la persona que se sentaba a su lado. O organizaciones donde nadie podía decirme la cantidad de consultas que recibían por día ya que cualquiera respondía lo que podía por teléfono, desperdiciando así oportunidades de donación o mejoras en la comunicación externa.

Es por eso que el equipo de trabajo debe hacer un relevamiento de la situación e identificar los problemas. Entre miles de otras preguntas que tiene que hacerse el equipo para entender los procesos de información dentro de la organización, les recomiendo algunos:

• ¿Podemos medir nuestro trabajo?
• ¿Podemos saber el historial de un donantes/voluntario/beneficiario con nosotros apenas nos llama?
• ¿Sabemos que porcentaje de personas que vinieron al evento se convirtieron en donantes?
• Si se rompe o desaparece la computadora donde estamos trabajando, ¿tenemos acceso a nuestras bases?
• Si alguien del equipo se va, ¿tenemos toda la información de como trabaja y como maneja la información?
• ¿Donde y como esta nuestra información?

Paso 3: Priorizar los problemas

Cuando empezamos a analizar los datos en nuestras organizaciones no es raro que querramos solucionar todos ya y con una sola herramienta. Es por eso que además de los problemas es importante conocer nuestros recursos y poder priorizar por donde empezar.

No es necesario empezar con toda la organización a la vez. Y para elegir, les recomiendo que no sólo veamos el área o proceso con más problemas, sino el área en la cual podamos trabajar y sea abierta al cambio. Es bueno empezar con un caso de éxito, y de esa forma contagiar al resto del equipo!

Ya conociendo nuestros puntos fuertes y débiles, y conociendo los problemas que queremos solucionar, si decidimos que vamos a implementar un sistema, el próximo paso es empezar a buscar el sistema que más se ajuste a nosotros. Y de eso vamos a hablar la otra semana.

Máxima de hoy: “Por correr no siempre se llega primero.”

- Designing a new Web page in Joomla because they needed flexibility, easy updating and administering, the organization has a high number of activities and events and content changes.  We also develop a member’s database and a member’s only section with special content.

- Implemented Google Apps for all Staff members.

- Implemented Salesforce to meet the following objectives:

• have an updated and reliable data base of all members and communications history with them
• keeping track of member participation in ACDE´s activities and internal teamwork
• easy access to management reports
• sponsorship and conversion process from candidates to members monitoring

Currently we work side by side with ACDE providing monthly support for online content management, web and Salesforce support to administrators.

“Two years have passed since we started using these tools, and ACDE got more web traffic, it achieved better positioning on social media, an efficient and systematic management of its information related to members; but most importantly it begun a successful cultural change – throughout the whole organization – which is reviving the relationship between members and with the institution.”

Francisco Michref, Asociación Cristiana de Dirigentes de Empresa