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Bases de Datos: ¿Cómo gestionar los contactos de tu Organización?

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Bases de Datos: ¿Cómo gestionar los contactos de tu Organización?

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4 Jan, 2019

La gestión de los contactos con calidad es un activo estratégico y muy valioso para cualquier organización. Sin importar su tamaño y estructura, debe tener una muy buena Base de Datos ordenada y bien nutrida.  ¿Esto qué quiere decir?


Una base de datos es una colección de información organizada para acceder y actualizar fácilmente. Todo el tiempo, cada persona en la organización, nutre y construye la BD (Base de Datos). Por ejemplo, cuando atendemos el teléfono, cuando ofrecemos un servicio o producto, al inscribir gente a un evento, en nuestros formularios web, en nuestras libretas de contactos, etc.


Esta gestión de datos debe ser de calidad para proporcionar un análisis rico y ágil. Es imprescindible que todo el equipo en la organización entienda su importancia. La mera acumulación de datos no es información, lo que convierte los datos en información, son los criterios aplicados en su procesamiento, teniendo claro los objetivos que queremos conseguir: registrar y categorizar los contactos, crear un histórico de la relación con nuestros equipos voluntarios actuales y pasados, diferenciar los distintos tipos de donaciones, etc. De esta forma, la información se convierte en confiable y única para nuestra organización, además de aportar otras ventajas como son la rapidez y la agilidad en su obtención.


Una vez en este punto, quizás te preguntes: ¿cómo podemos saber cuáles son los criterios que tenemos que analizar cuando pensamos en nuestra BD? Estas buenas prácticas te ayudarán en la tarea:


·    Diferenciar entre Bases Frías y Bases Calientes: debemos tener presente que hay personas u organizaciones, es decir contactos, que nos conocen más (base caliente) y otros contactos que nos conocen menos (base fría). Aquellos contactos que conocen nuestro trabajo estarán más involucrados con nuestra organización y tendrán una mayor tendencia a ayudarnos. Debemos tener en cuenta este punto, para pensar cómo utilizamos dichos datos.
·    Campos obligatorios para registrar de nuestros contactos: es fundamental definir qué campos son obligatorios siempre que introduzcas un nuevo contacto. Hay elementos fundamentales que no podemos dejar de registrar. El origen, (dónde obtuvimos la información), la fecha de nacimiento (nos permite realizar análisis y fidelizar contactos), datos demográficos (para comprender cómo es nuestro público), el DNI o algún número de documento de identidad (para evitar duplicados en la Base de Datos).

·   Establecer una adecuada segmentación: quizás sea interesante para tu organización hacer una diferenciación de categorías, ya sea segmentada por donantes, personas voluntarias, localidad de cada organización, tamaño, país o incluso actividad. 

·     Visualización de la Información: es importante que generemos gráficos, paneles o tablas como apoyo visual. Nos ayudará a entender y analizar la información de nuestra Base de Datos de forma más rápida y sencilla para tomar decisiones y aprovechar al máximo todo el contenido.

·    Protección de Datos: Existen legislaciones vigentes sobre el uso y cuidado de los datos en las organizaciones. Es imprescindible que, siempre que manejemos datos, cumplamos las normas y evitamos meternos en cualquier problema legal. 
Por ejemplo, en Argentina, existe la Ley de Protección de Datos Personales, mediante la Resolución 132/2018. En Colombia, la Ley de Protección de Datos Personales se rige a través de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 090 de 2018. Mientras que en México el reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos es regulada por la LFPDPPP. 

Como dato interesante en esta sección, nos gustaría mencionar que el pasado 25 de mayo de 2018, entró en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés) en la Unión Europea. Aunque se trata de un reglamento de origen europeo, tiene implicaciones en todo el mundo. Si tu organización opera fuera de la UE (Unión Europea) pero tratas con organizaciones o personas que sí son de la UE, tu organización se verá afectada, teniendo que regirte por este reglamento,  independientemente de dónde tengas tu sede. 

El programa TrustLaw de Thomson Reuters Foundation puede ofrecerte asesoría gratuita sobre cualquier consulta legal para tu organización en lo que refiere a protección de datos. Conoce más aquí.  

¡Ahora es tu turno! 


Desde Wingu hemos creado un modelo de Base de Datos gratuito para que puedas organizar toda la información de los contactos de tu Organización sin Ánimo de Lucro. Haciendo click aquí: Mi Primera Base de Datos podrás descargarte el archivo excel y también encontrarás un tutorial para conocer la herramienta. Comprobarás que es muy intuitiva y fácil de usar.


¡Hay más información en nuestros webinarios!
Si aún te has quedado con ganas de saber más, te invitamos a ver los webinarios que te ayudarán a construir tu BD.
Base de datos I: Los Datos como la base de una estrategia en mi ONG
Base de datos II: Los mejores criterios para construir tu base de datos de donantes!
Base de datos III: Cómo puede ayudar un CRM en tu ONG

Por Paula Míllara para Wingu