Tecnología con sentido: el salto del Excel a la autonomía en Fondo Lunaria
- 7 may
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¿Puede una herramienta digital fortalecer una misión política? Para el Fondo Lunaria, un fondo feminista en Colombia, la respuesta es sí. La transformación digital no fue solo una actualización de software, sino la decisión de recuperar el tiempo para lo que realmente importa: el acompañamiento territorial.
Fondo Lunaria es un fondo feminista colombiano que moviliza recursos para fortalecer procesos colectivos de mujeres y personas trans jóvenes diversas. Actualmente acompañan a más 340 organizaciones feministas en Colombia. Una tarea hermosa, compleja, y que creció exponencialmente desde 2011, cuando apenas acompañaban a seis.
Cada convocatoria requería dos o tres semanas de trabajo solo para armar los Excels necesarios. Semanas de carga manual, propensa a errores, que no le agregaba ningún valor al trabajo real del fondo. Y debajo de ese síntoma había algo más profundo: cuando llegaba alguien nuevo al equipo, no había punto de partida. La historia de cada organización acompañada vivía en la memoria de quienes llevaban más tiempo.
"Teníamos un montón de información acumulada en muchos equipos, en muchas cabezas", Diana López, Co-directora del Fondo.
Fondo Lunaria ya había intentado implementar plataformas digitales antes. Según sus propias palabras, les había ido "peor que mal". La diferencia esta vez no fue la herramienta. Fue algo anterior: entender qué necesitaban antes de elegir cualquier solución.
Cuando Fondo Lunaria decidió trabajar con Wingu, la pregunta que orientó todo el proceso desde el primer día no fue "¿qué software usaremos?" sino "¿qué necesitamos poder hacer que hoy no podemos?"
La respuesta fue clara: tener la historia completa de cada organización acompañada. Accesible para todo el equipo, no solo para quienes la acumularon con el tiempo.
Eso requería implementar un CRM (Customer Relationship Management, o en su contexto, un sistema de gestión de relaciones con las organizaciones) que centralizara toda la información en un solo lugar. Wingu implementó Sales Force, adaptándolo completamente al lenguaje y flujos de trabajo de Lunaria, no al revés. La tecnología no debe ser ajena a la cotidianidad de la organización. El proceso se centró en tres pilares:
Lección: antes de buscar tecnología, ordena tus necesidades reales. El ordenamiento debe ser una decisión consciente, no una consecuencia del caos.
No automatices lo que debe seguir siendo Humano
Una de las preocupaciones más frecuentes cuando las organizaciones piensan en sistemas es: "Si automatizamos, ¿perdemos lo humano?"
En Fondo Lunaria, el proceso de selección de propuestas es profundamente humano. Todo el equipo lee todas las propuestas. Se turnan. Se juntan en una mesa con sus computadoras a leerlas juntas. No hay filtros automáticos de sí o no. Hay criterio, conversación y decisión colectiva.
Wingu entendió esto desde el principio. En lugar de proponer automatizar todo, el equipo se hizo una pregunta diferente: ¿qué trabajo mecánico rodea este proceso humano que podemos eliminar?
Lo que sí fue posible era liberar al equipo del trabajo operativo que lo rodeaba: la carga manual de datos, la búsqueda de información dispersa, la reconciliación de Excels. Todo eso desapareció. El tiempo de armar Excels se redujo a una revisión. El tiempo de análisis, escucha y toma de decisiones se multiplicó.
Lección: identifica qué debe seguir siendo humano en tu organización. Sistematiza el ruido alrededor, no el corazón del trabajo.
Lo Que Cambió de Verdad
Con el CRM implementado, dos o tres semanas en Excels se redujeron a una revisión. El tiempo mecánico desapareció.
Pero el cambio más importante fue este: Fondo Lunaria ahora puede leer su propio impacto.
Antes, la información existía pero estaba fragmentada en múltiples Excels. Hoy, entralizada en el CRM, pueden ver patrones que antes eran invisibles: qué tipos de organizaciones están acompañando, cómo evolucionan, qué está pasando realmente en el territorio.
Los datos que antes solo existían en la memoria del equipo ahora son conocimiento institucional accesible para todos. Y cuando llega alguien nuevo, tiene un punto de partida sólido en el sistema.
"Hoy tenemos más tiempo de pensarnos, de hacer análisis más críticos, de escuchar más a las colectivas", dice Diana. "En vez de estar llenando Excels."
Tres Preguntas Para Tu Organización
Si reconoces esta situación en tu propia organización, hazle estas preguntas a tu equipo:
¿Dónde se va más tiempo en lo operativo? ¿Qué tareas siguen siendo manuales?
¿Dónde vive la información que usamos? ¿En Excel, en WhatsApp, en la memoria de alguien?
¿Qué cambiaría si todo el equipo tuviera acceso a esa información en tiempo real?
Las respuestas a esas preguntas son el punto de partida.
